Grafik: HFV
Warum muss ein Verein seine Satzung immer wieder anpassen und auf den aktuellsten Stand bringen?
Die Satzung beinhaltet unter anderem die Beziehungen zwischen dem Verein und seinen Mitgliedern, aber auch rechtliche Aspekte, beispielsweise gegenüber dem Finanzamt. Verstöße gegen die in der Satzung verankerten Regelungen können bis zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit führen.
Wann ist eine Satzung aktuell und was muss sie beinhalten?
„Unsere Satzung ist erst vor 15 Jahren aktualisiert worden und seitdem hat sich in unserem Verein nichts geändert.“ - Diese Aussagen sind in den Gesprächen mit Vereinen immer wieder zu hören, aber ist dem wirklich so?
Für die Prüfung, ob die aktuelle Satzung zeitgemäß ist, sind unter anderem folgende Punkte relevant:
- Regelungen zum Datenschutz sind enthalten
- Auszahlung Ehrenamtspauschale an Vorstandsmitglieder ist geregelt
- Regelungen zu Online-Mitgliederversammlungen sind aufgeführt
- Satzung verweist auf Ordnungen (Geschäftsordnungen, Abteilungsordnungen, Beitragsordnungen)
Die Regelungen zum Datenschutz müssen seit der Novellierung der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 in den Satzungen der Vereine verankert sein.
Die Auszahlung der Ehrenamtspauschale für Vorstandsmitglieder darf nur erfolgen, wenn dies laut Satzung legitimiert ist. Werden die Zahlungen geleistet, ohne dass dies in der Satzung geregelt ist, kann der Status der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt entzogen werden. Die aktuell gültige Satzung muss beim Finanzamt und dem Amtsgericht hinterlegt sein, somit ist eine Überprüfung des Satzungsinhaltes durch die Behörden jederzeit möglich.
Im Rahmen des Corona-Abmilderungsgesetzes wurde den Vereinen die Möglichkeit eröffnet, Mitgliederversammlungen und andere beschlussfassende Sitzungen im Online-Format durchzuführen. Dieses Gesetz ist allerdings nur zeitlich begrenzt und läuft im Jahre 2022 aus. Die dort übergangsweise getroffenen Regelungen sollten in eine aktuelle Satzung übernommen werden, um den Vereinen eine größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten.
Auch die Erstellung von Ordnungen bietet den Vereinsvorständen eine schnelle und flexible Handlungsoption, wenn zum Beispiel in einer Gebührenordnung die aktuellen Beiträge geregelt sind. Ist in der Satzung eine entsprechende Regelung enthalten, so kann eine notwendige Beitragserhöhung per Vorstandsbeschluss verabschiedet werden.
Ist meine Vorstandsstruktur noch zeitgemäß?
Immer mehr Vereine gehen dazu über, die klassische Vorstandsstruktur aufzubrechen und in eine flache Hierarchie umzuwandeln. War es bisher noch der/die 1. und 2. Vorsitzende, Geschäftsführer*in und Kassierer*in, so treten jetzt Vorstandsteams in den Vordergrund, die aus gleichberechtigten Mitgliedern bestehen. Der Vorteil besteht dabei aus einer maximalen Flexibilisierung der Aufgabenzuordnung.
Je nach Bedarf kann auch innerhalb der Wahlperiode ein Aufgabenwechsel vollzogen werden, ohne dass der Vorstand durch Neuwahlen aktualisiert werden muss.
Mustervordrucke zu unterschiedlichen Satzungsentwürfen, Ordnungen und Formulierungen zu Online-Regelungen finden Sie unter www.lsbh-vereinsberater.de/vereinsmanagement/satzung-und-ordnungen/
Gestaltung von zeitgemäßen Mitgliedsbeiträgen
Wie hoch sollte der Mitgliedsbeitrag in unserem Verein sein?
Diese Frage stellen sich die Vorstandsmitglieder in den Vereinen immer wieder. Dabei müssen sie den Spagat zwischen kostendeckendem Kalkulieren und attraktiven Beiträgen finden. Um die tatsächlichen Ausgaben den Einnahmen gegenüber zu stellen, hilft der Vereinsbeitragsrechner des Hessischen Fußball-Verbandes, diesen finden Sie hier: www.hfv-online.de/service/downloads/fuer-vereine/
Mit Hilfe dieses Rechners können Vereine unter Angabe der entsprechenden Daten in den folgenden Masken einen Beitrag ermitteln, der zeitgemäß und den Ausgaben entsprechend notwendig ist.
- Mitglieder und Beiträge (siehe Abbildung)
- Ausgaben Verein
- Ergebnisse (Beitragspolster- oder Lücke)
- lsb h Beitragsrechnung
Warum sollten Vereine Beitragserhöhungen vornehmen?
Eine Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenseite empfiehlt sich im jährlichen Turnus anhand eines Finanzplanes für das kommende Geschäftsjahr. Wenn der Verein erst in eine finanzielle Schieflage gerät, ist der Handlungsdruck ungleich größer, zusätzliche Einnahmen zu generieren.
Eine regelmäßige, moderate Beitragserhöhung in einem sicheren finanziellen Umfeld ist durchaus empfehlenswert, da die Unterhaltungskosten für Infrastruktur und die Energiekosten ebenfalls einer permanenten Steigerung unterworfen sind.
Welche Argumente gibt es für eine Beitragserhöhung?
- allgemeine Kostensteigerungen in vielen Bereichen
- Mitgliedsbeiträge ist eine wichtige/die wichtigste Komponente zur Finanzierung des Vereinsetats
- Satzungsgemäße Verpflichtung der Mitglieder, die Vereinsaufgaben zu finanzieren
- Eventuelle Erweiterung oder Modernisierung des Vereinsangebotes aufzeigen
- Ausbildung, Weiterbildung und Finanzierung qualifizierter Übungsleiter*innen
- Maßnahmen zum Erhalt oder der Modernisierung der Vereinsinfrastruktur
- Gegenüberstellung vergleichbarer Freizeitaktivitäten (Fitnessstudios, Musikschulen und ähnliches)
- Mitglieder bilden innerhalb des Vereins eine Solidargemeinschaft zum Erhalt und der Förderung des Vereinslebens
Wie erreiche ich eine transparente Darstellung der Beitragserhöhung?
Um den Mitgliedern eine Erhöhung der Mitgliedsbeiträge plausibel zu veranschaulichen, ist Transparenz eine wichtige Voraussetzung. Auch hier ist der Vereinsbeitragsrechner eine sehr gute Möglichkeit, die Ausgabenstruktur zu erläutern.
Die Mitglieder sollten rechtzeitig im Vorfeld einer Mitgliederversammlung von den Plänen zur Erhöhung der Beiträge informiert werden. Auf den dem Verein zur Verfügung stehenden Kommunikationswegen werden die Notwendigkeit und die Argumente veröffentlicht. Mit dieser Vorgehensweise werden bereits im Vorfeld der Mitgliederversammlung Reaktionen der Mitglieder erfolgen, zu denen sich der Vorstand direkt oder spätestens in der Mitgliederversammlung äußern kann. Kritischen Reaktionen sollte dabei mit sachlichen Argumenten begegnet werden, um eine Akzeptanz für das Vorgehen zu erhalten.
Die Information über Multiplikatoren ist ein weiterer wichtiger Baustein für die Information der Mitglieder an der Basis. Diese Funktion könnten beispielsweise Abteilungsleiter*innen oder Übungsleiter*innen übernehmen.
In der Mitgliederversammlung werden alle Argumente strukturiert nochmals erörtert und vorgetragen. Die einzelnen Blöcke des Beitragsrechners werden anhand der eingegebenen Werte erläutert. Für besonders markante Entwicklungen (z.B. Energiekosten) sind hierbei grafische Darstellungen empfehlenswert, die eine Preisentwicklung in den letzten Jahren aufzeigen.
Haben Sie noch Fragen zu den Themen Satzung und Mitgliedsbeiträgen? Dann wenden Sie sich gerne an Ihre Vereinsservice-Assistenten. Diese finden Sie hier.